Privacybeleid & Gegevensverwerking

1. Wie wij zijn

Dit privacybeleid beschrijft hoe Zervo Digital Studio (hierna: “Zervo”, “wij” of “ons”) omgaat met persoonsgegevens van (potentiële) klanten, gebruikers van onze diensten en bezoekers van onze websites en platforms.

Zervo Digital Studio
Asselsestraat 16 A
7311 EL Apeldoorn
Netherlands
Zervo Digital Studio is een handelsnaam van TIME TV MEDIA GROUP (rechtsvorm: Vereniging – Biedrība, registratienummer 40008295054).

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via de contactgegevens op onze website of via uw vaste contactpersoon.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• bezoekers van onze websites, landingspagina’s en online omgevingen;
• (contactpersonen van) zakelijke klanten en prospects;
• gebruikers van onze SaaS-diensten, dashboards en klantportalen;
• personen die contact met ons opnemen via e-mail, telefoon, formulieren of andere kanalen.

Voor gegevens die wij verwerken namens onze klanten (bijvoorbeeld data in hun eigen website, applicatie of SaaS-omgeving), treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. Daarvoor worden – waar nodig – aparte verwerkersovereenkomsten gesloten met de betreffende klant (verwerkingsverantwoordelijke).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie die u met ons heeft en de diensten die u gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Basis- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, btw- of KvK-achtige gegevens (indien relevant voor facturatie).
• Accountgegevens: gebruikersnaam, gehashte wachtwoorden, rol/rechten in het systeem, logins en voorkeuren.
• Facturatie- en betalingsgegevens: factuuradres, betaalstatus, factuurhistorie, beperkte betaalinformatie (bijv. laatste 4 cijfers kaart of referentie), voor zover nodig voor administratie en naleving van wetgeving.
• Communicatiegegevens: e-mailcorrespondentie, contactformulieren, supporttickets, notities van (video)gesprekken en feedback.
• Technische gegevens: IP-adres, device-informatie, browsergegevens, inlog- en gebruikslogs, datum/tijdstempels, foutmeldingen.
• Gebruik van diensten: instellingen binnen het dashboard, gebruikte modules, API-calls, projecthistorie, licentie- of abonnementsstatus.

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke opvattingen), tenzij dit strikt noodzakelijk is, hiervoor een rechtsgrond bestaat en dit uitdrukkelijk met u is afgestemd.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen. De belangrijkste doeleinden zijn:

• Contractuitvoering: om offertes te kunnen uitbrengen, diensten te leveren, projecten uit te voeren, support te bieden en facturen te versturen.
• Account- en gebruiksbeheer: het aanmaken en beheren van accounts, toegangsrechten, instellingen en licenties.
• Communicatie: het beantwoorden van vragen, versturen van servicemails, meldingen over wijzigingen of onderhoud, en het delen van belangrijke updates.
• Beveiliging & misbruikpreventie: het monitoren van logins, detecteren van verdachte activiteiten, beveiligen van systemen en voorkomen van misbruik (bijvoorbeeld brute-force of spam).
• Verbetering van diensten: het analyseren van gebruiksstatistieken, feedback en foutmeldingen om onze diensten te verbeteren.
• Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen, het bewaren van gegevens voor audit en compliance.
• Marketing (beperkt en relevant): het sturen van gerichte updates, nieuws of aanbiedingen over vergelijkbare diensten, voor zover dit is toegestaan en u hier niet tegen hebt geprotesteerd.

5. Rechtsgrondslagen (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige wettelijke grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie baseren wij ons met name op:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is om een contract met u of uw organisatie uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bewaren van factuurgegevens voor de belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beperkte marketing aan bestaande klanten, beveiliging van systemen of het verbeteren van onze diensten, mits uw privacybelang niet zwaarder weegt.
• Toestemming: in specifieke gevallen, zoals voor bepaalde nieuwsbrieven of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (zie onze Cookieverklaring).

Indien wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, hebt u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht op reeds uitgevoerde verwerkingen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Globaal hanteren wij de volgende termijnen:

• Administratieve en factuurgegevens: doorgaans 7 jaar in het kader van fiscale bewaarplichten.
• Account- en gebruiksgegevens: zolang uw account actief is en gedurende een redelijke periode daarna voor back-up, audit of bewijsdoeleinden.
• Support- en communicatiegegevens: zolang dit nodig is om uw vraag of issue af te handelen en voor een beperkte periode daarna voor kwaliteitsbewaking.
• Log- en beveiligingsgegevens: gedurende een beperkte periode die nodig is voor beveiligings- en auditdoeleinden (bijvoorbeeld enkele maanden), tenzij een incident langere bewaring rechtvaardigt.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere opslag noodzakelijk is in het kader van een geschil of een andere gerechtvaardigde reden.

7. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wel kunnen wij gegevens delen met partijen die ons helpen bij het leveren van onze diensten, zoals:

• hostingproviders en datacenters;
• e-mail- en SMS-diensten (bijvoorbeeld voor OTP, notificaties en transactieberichten);
• betaalproviders (zoals Stripe of vergelijkbare aanbieders);
• tools voor foutlogging, monitoring, security en analytics;
• boekhoud- en CRM-systemen.

Met verwerkers sluiten wij waar vereist verwerkersovereenkomsten, waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en subverwerkers worden geregeld. Deze partijen mogen uw gegevens alleen verwerken in opdracht van Zervo en niet voor eigen doeleinden.

In sommige gevallen kan het nodig zijn gegevens te delen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op verzoek van een toezichthouder of opsporingsinstantie). In zulke gevallen beoordelen wij het verzoek zorgvuldig binnen de grenzen van de wet.

8. Gegevens buiten de EU/EER

Waar mogelijk proberen wij persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken en op te slaan. Indien gebruik wordt gemaakt van leveranciers buiten de EER (bijvoorbeeld cloud- of e-maildiensten), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen zijn getroffen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; of
• standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s); of
• andere door de AVG toegestane mechanismen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Denk hierbij onder meer aan:

• versleutelde verbindingen (bijvoorbeeld HTTPS) waar passend;
• beveiligde wachtwoordopslag (hashing) en toegangsbeheer per rol;
• regelmatige updates en security patches;
• logging en monitoring van belangrijke acties en inlogpogingen;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens voor medewerkers op “need-to-know”-basis.

Hoewel wij ons maximaal inspannen om een hoog beveiligingsniveau te bieden, kan geen enkel systeem 100% veiligheid garanderen. Bij een vermoeden van een datalek verzoeken wij u direct contact op te nemen, zodat wij adequaat kunnen handelen.

10. Uw rechten (AVG)

Onder de AVG hebt u – voor zover u als betrokkene kwalificeert – diverse rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. In het bijzonder:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): in bepaalde gevallen kunt u verzoeken uw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt in specifieke gevallen vragen om verwerking (tijdelijk) te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): u kunt verzoeken bepaalde gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen gebruik voor direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze altijd intrekken.

U kunt een beroep op deze rechten doen via de contactgegevens die op onze website zijn vermeld. Wij kunnen u vragen zich te identificeren om misbruik te voorkomen. Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek, tenzij de complexiteit van uw verzoek een verlenging rechtvaardigt (waarover wij u zullen informeren).

11. Cookies en trackingtechnieken

Onze websites en platforms kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken om functionaliteit te bieden, gebruik te analyseren en (beperkt) te optimaliseren. Meer informatie over de soorten cookies, doeleinden en bewaartermijnen vindt u in onze Cookieverklaring.

12. Klachten en toezichthouder

Heeft u klachten over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u dit eerst bij ons te melden, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u – afhankelijk van uw woon- of vestigingsland – het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder (bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland of een andere Europese toezichthouder).

13. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd actualiseren, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, onze diensten of de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken.

• De meest recente versie is altijd beschikbaar via deze pagina.
• Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij u aanvullend informeren via e-mail of via ons dashboard.
• Het is verstandig dit beleid periodiek te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft.

Laatst bijgewerkt: 1 januari 2025. Dit document is geen individueel juridisch advies. Bij twijfel over uw specifieke situatie raden wij u aan juridisch advies in te winnen.